1. 1.    Vị trí: Thư Ký / Trợ Lý Tổng Giám Đốc

- Số lượng cần tuyển: 04 nhân viên

- Giới tính: Nữ

- Nữ độ tuổi từ 28 - 35

- Tốt nghiệp các ngành: QTKD, Tài chính - Ngân hàng, Thư ký, Ngoại ngữ....

- Có trên 03 năm kinh nghiệm làm Thư ký/Trợ lý TGĐ

- Anh văn lưu loát là một lợi thế.

- Đã học các lớp nghiệp vụ thư ký/ trợ lý GĐ (bắt buộc)

- Kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp.

- Sáng tạo, chịu được áp lực công việc.

- Có thể đi công tác.

- Có ngoại hình.

Mô tả công việc

-1.        Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác cho Ban TGĐ:

-           Thông báo mời họp, nhận đăng ký lịch họp từ các Phòng ban/Bộ phận

-           Tổ chức các cuộc họp, ghi biên bản họp, ghi âm cuộc họp (nếu cần) để phục vụ việc quản lý điều hành của Ban TGĐ.

-           Thực hiện các thủ tục đặt vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển cho Ban TGĐ.

-           Thực hiện các thủ tục về hộ chiếu, visa đi nước ngoài cho Ban TGĐ.

-           Thực hiện và theo dõi thẻ APEC, gia hạn khi hết hạn.

-           Đăng ký tham gia các chương trình hội thảo, hội nghị cho Ban TGĐ.

-           Thanh toán các chi phí công tác phát sinh của Ban TGĐ.

-           Nhắc nhở Ban TGĐ về các lịch làm việc nêu trên.

1. Công tác chuẩn bị tài liệu, thu thập thông tin cho Ban TGĐ:

-           Chuẫn bị các tài liệu, thông tin cần thiết cho các cuộc họp, hội thảo, hội nghị của Ban TGĐ.

-           Biên phiên dịch tài liệu, các cuộc họp khi Ban TGĐ yêu cầu.

-           Liên hệ với các Phòng ban/Bộ phận chức năng để thu thập thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban TGĐ.

1. Theo dõi trình ký và lưu trữ hồ sơ:

-           Tiếp nhận và theo dõi các hồ sơ trình ký của các Phòng ban/Bộ phận, cập nhật vào sổ theo dõi trình ký. Nhắc nhở Ban TGĐ trình ký hồ sơ theo yêu cầu công việc.

-           Lưu trữ các hợp đồng, tài liệu theo yêu cầu của Ban TGĐ. Lưu trữ số điện thoại của đối tác, khách hàng.

-           Quản lý các hình ảnh, thông tin sản phẩm (catalogue)

-           Quản lý hồ sơ lý lịch của Ban TGĐ.

1. Công tác khác:

-           Lập danh sách quà tặng các ngày lễ, tết từ các Phòng ban/Bộ phận và trình Ban TGĐ phê duyệt.

-           Chấm công phòng Thư ký.

-           Xử lý các cuộc gọi, thư tín gửi đến Ban TGĐ.

-           Quản lý các vật dụng trong phòng Ban TGĐ.

-           Thừa ủy quyền Ban TGĐ thông tin về việc thực hiện công việc đến các Phòng ban/Bộ phận/cá nhân liên quan. Theo dõi tiến độ thực hiện công việc vào báo cáo với TGĐ.

-           Nhận báo cáo công việc định kỳ tuần, tháng, quý, năm từ các Phòng ban/Bộ phận, và chuyển cho Ban TGĐ theo yêu cầu.

1. 2.    Vị trí: Chuyên viên pháp lý

- Số lượng: 02 nhân viên

- Giới tính: Nam/Nữ

- Tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành luật

-  Sử dụng thành thạo Vi tính văn phòng
- Có khả năng thu thập, tổ chức, phân loại thông tin có liên quan đến vấn đề cần giải quyết
- Phân tích, đánh giá và truyền đạt thông tin tốt
- Có khả năng làm việc độc lập; chịu được áp lực cao trong công việc

- Trung thực, nhiệt tình
- Mức kinh nghiệm: 3 năm kinh nghiệm trở lên

Mô tả công việc:

1. Nghiên cứu tìm hiểu, cập nhật thường xuyên các thông tin mới nhất về pháp luật cho cấp quản lý .
2. Chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục liên quan đến các hồ sơ, thủ tục như thành lập, thay đổi, đăng ký nhãn hiệu …
3. Kiểm soát tính pháp lý đối với các văn bản, hợp đồng do Công ty ban hành, ký kết
4. Chuẩn bị các hồ sơ pháp lý của công ty bao gồm hợp đồng, bảng thỏa thuận, bảng thông báo và các công văn
5. Kiểm tra, chỉnh sửa, bổ sung hoàn chỉnh hồ sơ pháp lý, các văn bản ban hành, tài liệu giao dịch nhằm đảm bảo thực hiện theo đúng quy định của luật doanh nghiệp, luật lao động, cùng các quy định khác của Nhà nước
6. Tham gia tố tụng theo sự phân công của Lãnh đạo công ty nhằm đảm bảo quyền lợi cho công ty
7. Quản lý các văn bản, hồ sơ pháp lý của Công ty theo quy định
8. Liên hệ, giao dịch với các cơ quan bên ngoài để giải quyết công việc Cấp trên phân công
9. Các công việc khác theo sự chỉ đạo của quản lý trực tiếp